Liên kết giữa các bảng
Nối dữ liệu giữa hai bảng trong cùng một Cơ sở bằng cột Liên kết, và đọc dữ liệu qua liên kết bằng Lookup/Rollup.
Nhiều dữ liệu trong công việc thực tế không nằm gọn trong một bảng — ví dụ mỗi Đơn hàng cần biết thuộc về Khách hàng nào, mỗi Công việc cần gắn với một Dự án. Cột kiểu Liên kết (Link to table) giúp bạn nối hai bảng như vậy lại với nhau, ngay trong cùng một Cơ sở.
Thêm cột Liên kết
Thêm một cột mới, chọn kiểu Liên kết bản ghi (Link to table).
Chọn bảng đích — bảng bạn muốn nối tới (chỉ chọn được các bảng khác nằm trong cùng Cơ sở). Sau đó chọn liên kết một bản ghi (single) hay nhiều bản ghi (multiple) — ví dụ một Đơn hàng chỉ thuộc một Khách hàng (single), nhưng một Dự án có thể gắn với nhiều Công việc (multiple).
Cột liên kết ngược tự sinh
Khi bạn tạo cột Liên kết ở bảng A trỏ sang bảng B, Base tự động sinh thêm một cột liên kết ngược chiều ở bảng B trỏ về bảng A — để bạn xem được quan hệ từ cả hai phía mà không cần tự tạo thêm cột thủ công.
Chọn bản ghi liên kết
Trong ô của cột Liên kết (trên lưới hoặc trong panel chi tiết dòng), bấm vào ô để mở hộp tìm và chọn bản ghi từ bảng đích.
Bấm vào ô cột Liên kết, gõ từ khoá để tìm nhanh bản ghi bên bảng đích (tìm theo giá trị trường chính của bảng đó).
Chọn một hay nhiều bản ghi (tuỳ cấu hình single/multiple của cột), rồi đóng hộp thoại. Bản ghi được chọn hiện thành các "thẻ" nhỏ trong ô, bấm dấu x trên một thẻ để gỡ liên kết đó.
Đọc dữ liệu qua liên kết (Lookup, Rollup)
Ngoài việc trỏ tới bản ghi liên quan, bạn còn có thể kéo dữ liệu từ bảng liên kết về bảng hiện tại để không phải mở từng bản ghi để xem:
- Lookup — hiển thị lại giá trị của một cột bên bảng đích, ứng với bản ghi đang được liên kết (ví dụ hiện luôn "Số điện thoại khách hàng" ngay trên bảng Đơn hàng, lấy từ bảng Khách hàng).
- Rollup — tổng hợp số liệu từ NHIỀU bản ghi liên kết (ví dụ đếm số Công việc, hoặc cộng tổng giờ làm của tất cả Công việc gắn với một Dự án).
Chỉ liên kết được trong cùng một Cơ sở
Cột Liên kết chỉ nối được các bảng nằm trong CÙNG một Cơ sở. Muốn tổng hợp dữ liệu từ nhiều Cơ sở khác nhau, bạn cần dùng tính năng nhập/xuất hoặc chia sẻ dữ liệu giữa các Cơ sở.
Sau khi dữ liệu đã được nối liền mạch giữa các bảng, bước tiếp theo là thu thập thêm dữ liệu từ bên ngoài qua Form thu thập dữ liệu.